【さいたま市より】新型コロナウイルス感染症の影響に伴う特定非営利活動法人の社員総会の取り扱いについて

新型コロナウイルス感染症の影響に伴う特定非営利活動法人の社員総会の取り扱いについて

　新型コロナウイルス感染症の感染を予防するため、参集する理事・社員を少なく、または無くして社員総会を開催する方法として、以下を参考にしてください。

1　書面表決等

※次の（1）～（3）の方法では、議長や議事録署名人など最低限の理事・社員が一堂に会する必要があります。

（1）書面による表決
　　総会に出席しない理事・社員は、書面により表決することができます。（任意の表決票を作成し、使用してください。）
（2）代理人による表決
　　総会に出席しない理事・社員は、代理人により表決することができます。（任意の委任状を作成し、使用してください。）
（3）電磁的方法による表決
　　総会に出席しない理事・社員は、書面による表決に代えて、電磁的方法により表決することができます。
　　ただし、この方法はあらかじめ定款への規定が必要です。

2　社員総会の決議の省略（いわゆる「みなし総会」）

※この方法は、今般の新型コロナウイルス流行などのように参集を回避したい場合等を想定したものです。平時においては、法の趣旨に鑑み毎年一回の通常総会の開催に努めていただくようお願いいたします。

　理事・社員の全員が書面または電磁的記録により同意の意思表示をしたときは、提案を可決する旨の社員総会の決議があったものとみなすことができ、すべての提案が可決された場合には、その社員総会が終結したとみなします。
　ただし、一人でも同意しない意思表示をした場合には、改めて社員総会を開催することになります。

みなし総会を実施した場合の議事録記載例は、以下のファイルをダウンロードしてご覧ください。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　みなし総会の議事録記載例（Word形式31キロバイト）

3　インターネット等を利用した会議の活用について

　社員が実際に集まらずとも、IT・ネットワーク技術を活用することによって、実際上の会議と同等の環境が整備されるのであれば、社員総会を開催したものと認められます。
　その場合、役員のみならず、社員も発言したいときは自由に発言できるようなマイクが準備され、その発言を他者や他の会場にも即時に伝えることができるような情報伝達の双方向性、即時性のある設備・環境が整っていることが必要です。

【参考情報】

　内閣府においても、新型コロナウイルスの影響による社員総会開催や事業報告書等の提出遅延の取り扱いについて、通知がでていますので詳しくは以下のリンクからご覧ください。
　
　内閣府ＮＰＯホームページ
　www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa