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更新日付:2013年12月24日 / ページ番号:C017596

市長の部屋 さいたま市長 清水 勇人 絆をつなぐ

“絆”ミーティング(平成24年2月20日)

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今回の“絆”ミーティングは、「第2回カイゼンさいたマッチ」において改善事例を発表したグループの代表者と『業務改善への思いを話そう』をテーマに開催しました。
はじめに、清水市長から「改善活動は、いきなり満塁ホームランを狙うものではなく、普段から『市民のために』とか『効率的な仕事を進めるために』を考え、一歩ずつ形にする努力を継続して行っていくという、とても地道な活動です。皆さんには様々な困難もあったと思いますので、あの場では発表できなかったことも含めて、忌憚のない意見を聞かせてほしいと思います」とのあいさつがありました。

職員に囲まれる市長

職員からの主な意見

  • 私たちは「窓口前一時保管ボックス」の提案を行いました。区役所として職務の煩雑化や資料等の複雑化が進み、担当職員以外では処理ができず業務が滞るという事態が起こってきた状況を改善するためのボックスの設置でしたが、これで職員の誰もが対応できるようになり、業務効率の向上と、何よりも市民の待ち時間の縮小を図ることができたと思います。私たちとしては、大きな改善を実施したというよりは、日ごろの業務の見直しを行う中で、小さなことにも目を向けて問題意識を持ってきた結果だと感じています。
  • 区役所では一部の課を除いてそれぞれの所属で、年度を通じて繁忙期と閑散期のバラツキがあるという点に注目して、区役所内にある若手職員により構成する会議の場を通じて、課間の相互応援の取り組みを呼びかけました。皆が気持ちよく仕事をする環境を維持するために、事前に周到な連絡調整を行いながら取り組みましたが、結果として職員から「これまで知らなかった知識を習得することができました」とか、「仲間が増えました」とか、思いもよらぬ効果があったことを聞くことができました。今後も継続することで、区役所内のコミュニケーションが活性化し、職場環境が良い方向に進んでいくと実感しています。
  • 黒字経営を維持するという命題を与えられた市立病院として、改修のための予算化を踏みとどまって、明るい雰囲気の授乳室を皆で協力してつくっていこうという取り組みを行いました。私としては、改善活動そのものとともに、「さいたマッチ」を市立病院のPRの場としても活用しようと考えて発表に臨みました。私としては、職員一人ひとりが「さいたま市愛」をもって職務に向き合うことが、より良い仕事や改善につながると思っています。またそうすることで、市民にも良い印象を持ってもらえるようになると思います。
  • 私たちの提案は、切ったペットボトルを窓口に貼って、杖立てとしただけのシンプルなものです。それでも体の不自由な来庁者が、自分の杖を安定して立てかけられることで、市民の安心安全にも寄与したと考えています。今回の経験を通じて、常にアンテナを高く張って、気がついたらまず実行してみようという姿勢が大事だと感じました。
  • バラの花は種から育てるのが難しく、区の花を広く、しかもコストをかけずにPRする方法として、シールの配布を行いました。この取り組みを始めたところ、他の部署から情報提供をしていただくなど、活動の輪が広がりました。また、「応援に行きたかった。もっと周知してくればよかったのに」と言っていただけた市民もいました。活動は、発表会をさらに広く皆さんに見ていただけるようにすることで、さらに活性化すると思いました。
  • 大宮盆栽美術館は平成22年度に新規開館したので、前例もなく、当初は時間外勤務が常態化していましたが、職場全員での問題意識のもと「変則シフトの改善」や「ルーチンワークの改善」などにより、時間外勤務を4割削減できました。また職員一丸となったPR活動の取り組みも行っています。業務の運営が正常化したことで、新たな取り組みに着手できる環境も整ったと思うので、更なる改善を目指したいです。あと、発表の場を通じてプレゼンのスキルアップが図れるので「さいたマッチ」や他自治体での発表の機会は大変良いと思います。
  • 南区は窓口に訪れる市民が多いのですが、若いお母さんがお子さん連れで来ることも頻繁にあり、子どもの世話をしながら窓口手続をしている様子を何とかしてあげたいということで、子ども向けの書籍を皆で持ち寄り、フロアの一画に本棚を設置したことがあります。子どもを対象にした取り組みですが、お年寄りが待ち時間に本を見て時間を過ごすなど、思わぬ効果もあり、このように、ちょっとしたスペースの設置で、皆さんにゆったりお待ちいただける環境をつくることができました。

市長からは、「『改善』は結果ももちろん大切ですが、動機とかきっかけとか、その背景が大事です。その背景などを市のホームページなどで広くお知らせすることも良いのではないでしょうか。常に市民のことを考えて、問題意識を持って行動したり、職務にあたっている職員がいるということ、当たり前のことなのですが、このことを日ごろの活動状況も含めて市民にお知らせすることで、『お役所仕事』というイメージが払拭できるのではないでしょうか。あとコミュニケーションの活性化です。市民とのコミュニケーションはもとより、職員同士のコミュニケーションを活発にすることで、皆さんが発表したような改善事例が共有され、さらに洗練されて広く活かされていくことにつながります。これは職場環境を良い雰囲気にする効果もあると思います。あとはプレゼン能力のお話がありましたが、これは工夫と機会ですね。多く機会を持つことで客観的な意見も取り入れることができ、更なる工夫につながりますし、回数をこなすことで能力が磨かれると思います。私は、『しあわせが実感できるまちづくり』を進めていますが、私が考えるしあわせの要素とは、『生活の質』、『絆』、そして『誇り』の3つです。職員にはしあわせコーディネーターとして、これらを踏まえながら自分の本当の役割を認識して、職務にあたっていただきたいと思います」との話がありました。

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